Aktualności | 2020-03-30
Wdrażanie nowych pracowników

Wdrażanie nowych pracowników

Sprawne przeprowadzenie wdrożenia nowych pracowników online jest bardzo trudnym zadaniem, szczególnie dla firm, które nigdy nie pracowały zdalnie i zwłaszcza kiedy organizacje przechodzą na taki model pracy w trybie pilnym. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wcześniej, choćby w niewielkim stopniu wykorzystywało home office, to na pewno ma duże szanse, aby w zdalny sposób sprawnie wdrożyć do pracy nowego pracownika, nawet jeśli będzie się to odbywało w przyspieszonym tempie. Aby proces się udał, konieczne jest podejmowanie szybkich decyzji i stosowanie niestandardowych działań, takich jak wysłanie kurierem segregatora z dokumentami czy przewiezienie taksówką służbowego laptopa.

1. Plan działań kluczem do sukcesu

Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji to spore wyzwanie w tradycyjnych warunkach, a co dopiero w sytuacji, gdy musi zostać przeprowadzone w całości zdalnie. Jednak nie jest to zadanie niewykonalne. Aby uniknąć chaosu, warto przyjąć konkretną strategię działań, która umożliwi nowo zatrudnionej osobie poznanie wszelkich tajników nowej pracy bez stresu. Ważne, aby taka osoba czuła się dobrze poinformowana. Im lepiej nowy pracownik zaaklimatyzuje się w pracy, tym bardziej efektywnie będzie wykonywał swoje obowiązki w przyszłości. Obecna sytuacja wymaga szeregu szybkich działań operacyjnych, takich jak dostosowanie i udostępnienie odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkoleń, także dla menedżerów, z wykorzystania różnych środków komunikacji. Tego typu działania pozwolą usprawnić pracę zdalną, co w konsekwencji przełoży się na bardziej elastyczne i sprawne działania całych zespołów.

2. Baza wiedzy online

Co zrobić, aby adaptacja nowego pracownika przebiegła zgodnie z planem? Przede wszystkim należy stworzyć bazę wiedzy online dla nowych pracowników i zamieścić w niej informacje, które ułatwią im pierwsze tygodnie i miesiące pracy, np.: prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy, informacje o produktach i usługach świadczonych przez firmę.

3. Szeroki wachlarz narzędzi

W zależności od specyfiki firmy, proces onboardingu (czyli wdrożenia do pracy nowego pracownika) można wspierać na wiele sposobów. Warto wykorzystać takie narzędzia jak: webinary, wideokonferencje, zastrzeżone miejsce online z podstawową wiedzą, potrzebną do wdrożenia. Dla przedsiębiorców onboarding online to przede wszystkim wyzwanie organizacyjne. Obecnie rozwiązania technologiczne do pracy zdalnej stają się coraz bardziej popularne. Jednym z nich jest Microsoft Teams, narzędzie, które oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności (wideokonferencje, czat do pracy projektowej). Warto również sięgnąć po darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np. Slack. Dobrym pomysłem jest zaprzyjaźnienie się z Todoist, Trello czy Asaną, czyli tzw. menedżerami zadań, które są łatwe w obsłudze.

4. Opieka mentorów

Profesjonalne wprowadzenie nowego pracownika jest zawsze niezbędne, ale w przypadku zdalnego onboardingu nabiera ono jeszcze większego znaczenia. Nowi pracownicy mają zawsze mnóstwo pytań i wątpliwości – w tradycyjnej, biurowej rzeczywistości zawsze mogą zadać je komuś, kogo tam spotkają. Pracując zdalnie, są ze swoimi wątpliwościami całkiem sami. Dlatego warto wskazać osobę z firmy, która będzie pełniła rolę mentora. Nowy pracownik będzie mógł się zwrócić do niej z pytaniami związanymi z realizacją zadań, a także z nieformalnymi zwyczajami panującymi w firmie.

5. Zaufanie skuteczną przesłanka zaangażowania pracowników

Niektórzy pracownicy zdalni są proszeni o przesyłanie co pół godziny podsumowania dotychczas zrealizowanych działań swojemu przełożonemu, aby przedstawić mu, czym się zajmują i na jakim są etapie pracy. Firmy powinny zastanowić się, czy taki nadzór jest im faktycznie potrzebny. Dojrzali pracownicy podczas home office mogą być jeszcze bardziej efektywni. W związku z tym pierwszym krokiem do onboardingu online i wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i managerów: odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach. Menadżerowie powinni dać pracownikom więcej elastyczności i kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Więc zamiast dopytywać „Jak ci idzie?”, lepiej postawić na narzędzia do zarządzania projektami, np. Trello czy Clickup. Należy też przekazać pracownikowi ważne kontakty do osób z organizacji, które mogą być pomocne podczas realizacji projektu. Nowego pracownika trzeba poinformować, że w razie problemu może w każdej chwili skontaktować się z bezpośrednim przełożonym i poprosić o wsparcie. Pomocny będzie również harmonogram działań oraz spotkania statusowe, np. dwa razy w tygodniu, kiedy cały zespół się zdzwania i rozmawia o projekcie czy ewentualnych problemach. Z kolei menedżerowie swoją uwagę powinni poświęcić osobom, które potrzebują więcej czasu na wdrożenie się do pracy zdalnej, i wspierać ich w odnalezieniu się w nowych okolicznościach. Nie wszystkie osoby mogą mieć też naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań – im warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy.

6. Ewaluacja

Bardzo istotny jest stały monitoring działań onboardingowych. Informacje uzyskane podczas rozmowy lub w formie ankiety na temat tego, co nowym pracownikom się podobało, a zwłaszcza tego, co można poprawić, pozwoli zoptymalizować cały proces, a tym samym wpłynąć na większe zaangażowanie i efektywność zespołu. Zmiany są nieodłącznym elementem ewolucji, której wymaga dzisiejszy rynek pracy. Praca zdalna stała się w tej chwili koniecznością, ale taka elastyczna forma współpracy już wcześniej była pozytywnie oceniana i pożądana przez pracowników i partnerów biznesowych. Z tego też powodu coraz więcej firm daje taką możliwość zatrudnionym, wprowadza innowacyjne usługi i atrakcyjne systemy pracy. Przykładem firmy, która wdrożyła tego typu nowoczesne rozwiązanie jest Antal. Firma stworzyła platformę rekrutacyjną REX opartą na modelu, w którym wybrany projekt rekrutacyjny jest udostępniany grupie rekruterów, pracujących na zasadach freelance i zdalnie. Bezpośrednim beneficjentem jest firma, która ma dostęp do szeregu rekruterów docierających do wyspecjalizowanych kandydatów w możliwie krótkim czasie. Z kolei freelancerzy, którzy nie są zainteresowani pracą na etacie lub muszą pracować zdanie, cenią sobie niezależność, potrafią pracować samodzielnie i są ekspertami rynku w ramach swojej specjalizacji.